【完全ガイド】貸し会議室の予約日当日にやるべき5つのこと
〜トラブルを防ぎ、成功するイベントをつくるために〜
目次
1.会場入り前に主催メンバーと最終確認をする
2.会場には早めに到着し、受付・鍵・設備のチェックを行う
3.室内のレイアウト・備品・機材の確認と整備
4.受付・資料配布・誘導準備で参加者対応を万全にする
5.終了時間を逆算した片付けと原状回復の計画を立てる
- 会場入り前に主催メンバーと最終確認をする
✔️ 目的：連携の最終確認で「誰が何をするか」を明確に
イベントや会議の成功は、主催側の連携にかかっています。予約当日の朝または現地集合前に、主催メンバーとの確認を行いましょう。方法はLINEグループやZoomミーティングなどでOKです。
🔸 確認すべきポイント：
•集合時間・場所の最終確認
•持ち物や備品の担当者確認（プロジェクター、名札、資料など）
•役割分担（受付・司会・誘導・記録など）
•進行スケジュールの共有
•緊急時の連絡方法の共有（遅刻・事故・体調不良など）
🔍 ワンポイントアドバイス：
最終確認チェックリストを簡単にPDFや画像で共有すると、見落としを防げます。
- 会場には早めに到着し、受付・鍵・設備のチェックを行う
✔️ 目的：準備の遅れやトラブルを防ぐ
貸し会議室には、最低でも予約時間の15分前に到着するのが理想です。余裕をもって動くことで、不測の事態にも対応できます。
🔸 当日行うこと：
•鍵の受け取り（受付やキーボックスなど）
•会場案内の看板設置（ある場合）
•トイレ・非常口の場所を確認
•電源や照明、空調の操作方法をチェック
•室内の清掃状態や破損がないか確認（あれば写真で記録）
🔍 ワンポイントアドバイス：
設備に不備があった場合は、すぐに管理者や貸主に連絡しましょう。使用開始後に気づいても遅い場合があります。
- 室内のレイアウト・備品・機材の確認と整備
✔️ 目的：参加者が快適に過ごせる空間づくり
どんなに内容が素晴らしくても、会場の準備が不十分だと参加者の印象は悪くなってしまいます。
🔸 チェックポイント：
•テーブルや椅子の配置（U字型、スクール型、シアター型など）
•プロジェクターやスクリーンの映像確認
•Wi-Fi接続確認、パスワードの案内用紙
•延長コード、電源タップの設置
•ホワイトボード、マーカー、消しゴムの動作確認
🔍 ワンポイントアドバイス：
現地の写真を撮って記録を残しておくと、原状回復時にも便利です。
- 受付・資料配布・誘導準備で参加者対応を万全にする
✔️ 目的：参加者を迷わせず、スムーズに会場へ誘導する
受付や配布物の用意は、イベントの第一印象を左右します。細部まで配慮しましょう。
🔸 準備するもの：
•受付台、名簿、名札、消毒スプレー
•プログラム、パンフレット、アンケート用紙などの配布物
•案内看板（ビル入口、エレベーター前などに掲示）
•遅刻者や途中入場の案内手順
•上着・荷物置き場や貴重品の注意喚起
🔍 ワンポイントアドバイス：
資料はあらかじめ封筒やファイルにまとめておくと配布がスムーズです。エントランスの案内係がいると安心感も倍増します。
- 終了時間を逆算した片付けと原状回復の計画を立てる
✔️ 目的：時間内にきちんと退出し、トラブルを防ぐ
イベントが盛り上がるほど、終了時間が押しやすくなります。しかし会場の利用時間は厳守が基本です。
逆算して行うべき行動：
•片付け開始時間を決めておく（例：終了15分前）
•ゴミの分別と持ち帰り or 指定の廃棄方法の確認
•テーブルや椅子の原状復帰（写真で比較すると便利）
•忘れ物チェック
•鍵の返却や報告書の提出（必要な場合）
🔍 ワンポイントアドバイス：
最後に主催者で10分程度のミニ反省会をしておくと、次回の改善点が見つかりやすくなります。
【まとめ】
貸し会議室の当日は、以下の5つをしっかり押さえることで、会議やイベントを円滑に進行できます！
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