貸し会議室を借りたら“すぐにやるべきこと”完全ガイド

〜成功するイベント・打ち合わせのための初動チェックリスト〜

会議室を借りたからといって、いきなりスムーズに会議やイベントが始められるわけではありません。
「準備こそ命」――特に、貸し会議室は“使い手次第”でクオリティが大きく変わります。
ここでは、会場に入ってから最初の15〜30分でやるべきことを、テーマ別に徹底解説していきます。

⸻

【1】受付・入室チェック：トラブルを防ぐスタートダッシュ
• 鍵の受け取り方法（手渡し・暗証番号・スマートロック）
• 利用時間の確認（入退室の厳守）
• 施設スタッフへのあいさつ・基本連絡先の確認
• 緊急時対応マニュアルや避難経路の有無チェック

⸻

【2】備品・設備確認：ないと始まらない「道具」の点検
• テーブル・イスの数と配置を確認
• ホワイトボード・マーカー・プロジェクター・スクリーン
• モニターやHDMIケーブル・変換アダプター
• 延長コード・電源の位置
• Wi-FiのSSID・パスワード確認、速度テスト
• 空調（冷房・暖房）・照明のスイッチ

👉不備や破損があった場合は、すぐに写真＋連絡！

⸻

【3】衛生・清掃チェック：参加者の印象を左右する“空気づくり”
• ゴミや汚れが残っていないか
• 机や椅子、ドアノブの消毒（除菌シート持参が安心）
• トイレ・洗面所の場所や清潔感を確認

⸻

【4】レイアウト調整：目的に合った配置で成果を最大化
• プレゼン形式／グループ形式／ワークショップ形式などに調整
• プロジェクター・スクリーンが全員に見えるか
• 撮影や配信に適した位置・背景の確認（壁や光の入り具合）

⸻

【5】通信・音響チェック：オンライン併用なら必須のポイント
• Wi-Fiが安定して使えるか（速度テスト：SpeedtestなどでOK）
• ZoomやTeamsへの接続テスト
• スピーカー・マイクの音質チェック
• ハウリングやノイズが出ないか

⸻

【6】資料・配布物・受付準備：参加者を迎える準備を整える
• 受付テーブル、案内表示の設置
• 名札・資料・アンケート・チラシなどの配布物を並べる
• プレゼン資料・スライドの最終チェック
• スタッフで段取りと役割分担を再確認

⸻

【7】SNS・記録用の写真・動画準備：広報や記録のために
• 「映える」撮影スポットの確認（背景、照明）
• ハッシュタグ・アカウント名の掲示
• ストーリー・投稿用写真の事前撮影
• 撮影許可を取るべき相手がいないか確認

⸻

【8】主催者の立ち位置・話す位置の確認：印象を左右する準備
• 最初の挨拶や進行を行う場所を決める
• 司会者や代表者の立ち位置、導線を確認
• 質疑応答や登壇者の動きがスムーズになるよう整備

⸻

【9】緊急時の備え：万が一に備える“裏の準備”
• 非常口や避難経路の位置
• 地震・火災時の対応方法
• 体調不良者の対応（近くの病院・コンビニの位置なども把握）